Datenschutzinformationen für Aktionäre und Aktionärsvertreter

DATENSCHUTZINFORMATIONEN FÜR AKTIONÄRE UND AKTIONÄRSVERTRETER DER

informica real invest AG
mit dem Sitz in
Reichenberg

WKN: 526620
ISIN: DE0005266209

Mit den folgenden Informationen möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten von Aktionären und deren Vertretern informieren. Die nachfolgende Darstellung ist dabei allein auf die Verarbeitung aufgrund der Stellung als Aktionär oder Aktionärsvertreter beschränkt.

WER IST FÜR DIE DATENVERARBEITUNG VERANTWORTLICH UND AN WEN KÖNNEN SIE SICH WENDEN?
Die informica real invest AG verarbeitet als Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) personenbezogene Daten von Aktionären und deren Vertretern.
Die Kontaktdaten der informica real invest AG lauten:
informica real invest AG
Würzburger Str. 2

97234 Reichenberg
T +49 931 32215 75
F +49 931 32215 85
E info@informica-real-invest.ag

FÜR WELCHE ZWECKE UND AUFGRUND WELCHER RECHTSGRUNDLAGEN WERDEN IHRE DATEN VERARBEITET?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO, soweit dies für die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, denen wir unterliegen, erforderlich ist. Hierzu zählen die Erfüllung aktien-, handels- und steuerrechtlicher Verpflichtungen sowie aufsichtsrechtlicher Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören demnach die Ermöglichung der Ausübung der den Aktionären im Zusammenhang mit der Hauptversammlung zustehenden Rechte, die Erfüllung der mit der Hauptversammlung verbundenen gesetzlichen Vorgaben, die Veröffentlichungspflichten im Rahmen von Stimmrechtsmitteilungen und die Beachtung von Nachweis- und Aufbewahrungspflichten nach dem Aktiengesetz (AktG), dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung.

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zuvor darüber informieren.

AN WELCHE KATEGORIEN VON EMPFÄNGERN WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ÜBERMITTELT?
Für die Erfüllung der unter Ziffer 2 genannten Zwecke beauftragen wir Dienstleister mit Sitz in der Europäischen Union (EU), die von uns nur solche personenbezogenen Daten erhalten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Hierzu zählen insbesondere Dienstleister zur Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung, sowie Dienstleister aus den Bereichen Rechtsberatung, Druck, Versand und Veröffentlichungsmedien.

Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten, soweit diese vom Aktionär bzw. von dessen Vertreter im Zusammenhang mit der Hauptversammlung bevollmächtigt werden, von uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die weisungsgebundene Stimmrechtsausübung erforderlich sind. Im Fall von Tagesordnungsergänzungsverlangen nach § 122 Abs. 2 AktG und im Fall von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen nach §§ 126 Abs. 1 und § 127 AktG werden diese von uns, wie es aktienrechtlich vorgeschrieben ist, öffentlich zugänglich gemacht. Personenbezogene Daten der an der Hauptversammlung teilnehmenden bzw. der vertretenen Aktionäre (außer im Fall der Ausübung des Stimmrechts im Namen dessen, den es angeht) sowie gegebenenfalls der Aktionärsvertreter sind nach Maßgabe von § 129 AktG in ein Teilnehmerverzeichnis aufzunehmen, das Aktionären bzw. deren Vertretern nach Maßgabe von § 129 Abs. 4 AktG zugänglich zu machen ist.

Darüber hinaus können wir verpflichtet sein, personenbezogene Daten an Behörden zu übermitteln. Soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, übermitteln wir personenbezogene Daten an Gerichte, Schiedsgerichte oder Rechtsberater.

WIE LANGE WERDEN IHRE DATEN GESPEICHERT?
Die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung verarbeiteten personenbezogenen Daten werden, regelmäßig drei Jahre nach dem Tag der Hauptversammlung gelöscht oder anonymisiert. Eine längere Speicherung erfolgt, wenn sie aufgrund gesetzlicher Vorgaben, namentlich aufgrund des Aktiengesetzes, des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung, oder wegen eines berechtigten Interesses der Gesellschaft, namentlich im Fall von gerichtlichen oder außergerichtlichen Streitigkeiten anlässlich der Hauptversammlung, geboten ist oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

WELCHE DATENSCHUTZRECHTE HABEN SIE?
Soweit die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen dafür vorliegen, können Sie von uns Auskunft über ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO, Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 16 DSGVO, Löschung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 18 DSGVO, und Übertragung bestimmter personenbezogener Daten an sie oder einen von ihnen benannten Dritten (Recht auf Datenübertragbarkeit) gemäß Art. 20 DSGVO verlangen sowie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Datenverarbeitung einlegen. Diese Rechte können Sie uns gegenüber unentgeltlich über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktmöglichkeiten geltend machen. Zudem steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.

Stand: August 2019